7 простых приемов оптимизации бизнес-процессов

Предлагаемая статья ознакомит с простыми приемами, которые рекомендуется применять для осуществления оптимизации и операций, и подпроцессов, и бизнес-процессов в едином целом. Эта методика известна, всей Европе, под названием «ноу-хау». Цель предлагаемой статьи: описать простые, и в тоже время основные звенья оптимизации.

Вынесение конечного идеального результата (ИКР) за пределы процесса – это прием № 1

Самый первый шаг в алгоритме всех изобретательских решений и заданий при оптимизации различных бизнес-процессов – это точное и четкое описание ИКР. Этот вариант созданный разработчиками ТРИЗ. На первый взгляд кажется, что при организации и конструировании бизнес-процесса формирование ИКР всегда легко и просто справится. Но, подсознания человека охватывает поиск ИКР исключительно в самом процессе.

Пример 1

 Производимую продукцию компании, которая находится в Москве, клиенты практически пользуются по всей территории СНГ. При этом клиенту доставляется товар Логистический центр компании, им притом своими грузовиками. Но такая система доставки становится не выгодной и проблемной, так как само содержание логистического центра все время увеличивает расходы. Определения ИКР, что поставлено неправильно будет иметь следующую систему: «На 10% снижаются нашим логистическим центром затраты на доставку». В этой ситуации предоставляются хорошие решение:

• Поменять транспорт на более современный, который  даст возможность, сэкономить, некоторые средства на обслуживании и ремонте.
• Договорится со своими клиентами, чтобы они оплачивали больше за каждую доставку.
• Использовать более выгодное топливо.

В этом случае, автор оптимизации все остальные ресурсы для себя закрывает. Каким же моментам не придается значение?  Чтобы получить ответ на данный вопрос нужно подойти c обратной стороны сформировать определение ИКР, исходя с того, что бизнес – это процесс, что должен выходить за его пределы. Суть деятельности логистического центра, не в самой работе и не в том, чтобы персонал грузил и отвозил в назначенное место товар, а заключается в том, чтобы вести процесс реализации продукции данной компании, и непосредственно доставлять данный товар заказчикам. Потому определение ИКР, будет заключаться в следующем смысле: «Стоимость продукта для клиента должна быть не дороже чем N рублей за V км. Потому, решая  такое задание, не стоит вести сам процесс работы в самом центре, но и в этом случае иметь возможность учитывать полученные решения, а именно:

• Предоставление скидки для заказчиков, которые забирают товар без помощи центра.
• Преимущественно производство должно открываться в регионах с большим количеством клиентов.
• Доставка должна передаваться на аутсорсинг.

Как использовать сам прием?

Осуществить развитее ИКР  необходимыми существующими и доступными способами, как это было сказано в примере, а не только одной реализацией отдельного процесса.

Прием № 2 «Исключение из процесса лишних шагов»

При исполнении такого приема нужно учитывать цель каждого звена процесса, также можно поставить вопрос: «Исключить из процесса или объединить данные шаги?»

Пример 2

Когда трудоустраивают личность на должность продавца в компанию «Техносила» ему необходимо пройти следующие этапы, а именно:

• Собеседование с менеджером в телефонном режиме.
• Непосредственно собеседование с менеджером по персоналу в центральном офисе.
• Необходимо провести и собеседование с директором данного магазина.
• Для осуществления трудоустройства необходимо подать нужные документы в центральный офис.

И когда все этапы будут пройдены, только тогда продавец может приступить к работе в данном магазине.

Перед менеджером, что работает с персоналом стоит задание не допустить к директору на собеседование случайных и незнакомых людей. Например, тех, что соответствуют образованию, возрасту, и месту проживания. Робота менеджера это как какой-то определенный фильтр, а конечное решение о приеме персонала на работу принимает директор. Когда эти этапы будут должным образом и проанализированы, то руководство приходит к конечному выводу, что второй и четвертый этапы являются лишними. Кандидата, что не подходит на должность фирмы  можно не принять и отсеять в телефонном режиме при совершении собеседования. Четвертый этап, где сотрудник устраивается на место роботы, реализуется непосредственно в самом магазине.

Как использовать данный прием?

Изучить разработанный по шагам процесс бизнеса с помощью некоторых вопросов:

• Присутствуют ли этапы, что повторяются один с другим, или же можно один убрать?
• Эти все этапы нужны для осуществления цели процесса, или есть такие без которых можно обойтись?

Прием № 3 – изменение последовательности этапов исполнения процесса.

Пример 3

Михаил Рыбаков в своей книге «Как навести порядок в своем бизнесе» раскрывает один интересный прием хода получения кредита в банке. Последовательность действий заключается в следующих этапах, сначала менеджер банка оформляет все необходимые документы, а потом когда его робота будет достигнута на девяносто процентов запрос, как правило, отправляется в специальную службу безопасности. Но бывают моменты, когда служба безопасности отвергает выдачу кредита и потом робота, что выполнял человек, которая связана с оформлением документов окажется безуспешной, также и расходные материалы были потрачены впустую, например, техника, офисная бумага. Та и выгоду банк от такой операции никакой не получил. Как, известно, в каждом процветающем бизнесе есть свои неудачные действия, но задания любого руководителя осуществить разными методами сокращения всевозможных рисков. Для этого необходимо операцию проверки службой безопасности для клиента, который оформляет кредит, поставить в такой операции на первое место при оформлении кредита. Этот метод исключит от совершения ненужных операций при случае отказа.

Как данный прием использовать?

Точно расписанный по шагам процесс проанализировать некоторыми вопросами:

Кокой процесс есть самый важный для удачного завершения операции?

Можно ли некоторые уже данные шаги переместить поближе к началу процесса?

Прием №4 – Деление операций

При проведении обучения не раз отмечает, что чем больше совершаемые некоторые процессы в бизнесе, тем меньше нужно к данной квалификации работников требований со стороны офиса. Именно данный прием объясняется в своем делении операций, что влияет на упрощения самого процесса. Этот вид процесса известный уже давно. Например, Адам Смит приводит самый яркий прием принципа, что может осуществить повышение продуктивности наведенного принципа.

Пример 4

В семнадцатом веке один ремесленник Англии имел свою мастерскую, где изготовляли булавки. Процесс изготовления булавок всегда выполнялось с самого начала и до конца одним мастером. Но владелец не смог оплатить работу квалифицированным работникам, что работали в его мастерской, в связи с экономическим кризисом. Потому специалисты и начальники перестали вести сотрудничество. Исходя с этого, было выдвинуто решения разделения данного производства на мелкие операции, которая одна с другой взаимосвязаны. Такой операцией мог овладеть каждый желающий и притом, неподготовленный по квалификации человек. В основном принимали на работу личностей в возрасте пятнадцати и шестнадцати лет. С помощью такого хода операции значительно сократились расходы, что связаны с оплатой труда, а также значимо увеличилась прибыль производства приблизительно в двести раз. Если поначалу в мастерской выпускалось за день сто булавок благодаря работе квалифицированный сотрудников, то в настоящее время с сотрудничеством подмастеров производство  давало пятьдесят тысяч булавок.

Более конкретно можно узнать в статье «Возможно ли увеличить производство труда на протяжении года больше чем на десять тысяч процентов», которою написал бизнес-консультант Безруков Олег.

Как применять сам прием?

Детально проанализировать данный процесс бизнеса с помощью некоторых вопросов, например:

Какие в самом процессе операции потребуют удачной квалификации от работников?

И можно раздробить такие операции на детали, чтобы некоторые требования никогда не снижались к их исполнителям.

Прием № 5 – Вынесение определенных операций за пределы главного процесса

Очень часто сложность некоторых процессов, что переполнено операциями и их будет выполнять только один исполнитель. Такой подход всегда замедляет сам ход процесса, и при этом всегда снижается качество производимой продукции. Но таких универсальных мастеров сейчас можно встретить очень редко. Яркий пример отображен, к примеру, в сельской автомобильной мастерской. Здесь один специалист сразу занимается несколькими занятиями и незначительным ремонтом автотранспорта, и такое трудное задание, как ремонт карбюратора, что невероятно сложно выполнить даже и в специально оборудованной мастерской.

Пример 5

Сначала полное осуществления кредита выполняли сами продавцы в мебельном холдинге «Столплит».  В этом случае всегда при выполнении работы некоторых точек возникает много сложностей:

1. Ход процесса при оформлении существенно по времени затягивался. Потому что не всегда возможно одновременно занимать должность продавца и в банковского специалиста, а также владеть профессиональными знаниями.
2. Всегда заметно уменьшается число клиентов, что нужно обслужить, в связи с оформлением кредита.
3. При оформлении самой документации некоторые продавцы могут допускать ошибки, а такая ситуация всегда приводит к снижению количества кредитов, что выдаются.

Данная ситуация четко объясняет, что такой метод оформления кредита является всегда причиной, что существенно затягивает сам ход процесса продажи в разных торговых точках.  А по идеи данная система наоборот должна стимулировать покупателя при приобретении товара. В настоящее время известно, что каждая торговая точка не обходится без предоставления такой услуги, как продажа товара в кредит. Но здесь, возникают некоторые нестыковки услуги «Продажа в кредит», вроде б она и должна имеется на самой торговой точке, а также ни в коем случае не должна привлекать к себе некоторые ресурсы. 

И с этой ситуации всегда можно всегда легко найти выход, только нужно при этом создать специальный удаленный центр с оформления кредитов (УЦОК). Этот цент всегда сотрудничает с данными банками партерами Столпитт. В исполнении обязанностей продавца входило только ксерокопию паспорта клиента отправить в УЦОК, а также указать определенную сумму, тип и срок оформляемого покупателем кредита.

Как же использовать такой прием?

С помощью вопросов также можно объяснить поставленные шаги нужного процесса в бизнесе.

Например: Какие операции в существующем процессе должны быть оптимально энергоемкие? Некоторые нужные операции могут ли быть доверены таким исполнителям, чтобы не принесло никого особого ущерба для выполнения самого процесса? Здесь необходимо учесть, что некоторые операции могут не только, сотрудником компании поручатся, но и предоставляться на аутсорсинг. 

Прием № 6 – Объединение в пространстве или во времени некоторой операции

Пример 6      

На производстве смогут объединяться такие операции, как производство и добыча при изготовлении рыбных консервов. Продукт, как правило, доставляется в данный пункт судами, которые занимаются ловлей рыбы. Здесь также можно и встретить и саму переработку продукции.

Пример 7

С одним клиентом в салоне красоты одновременно могут работать несколько мастеров?

Как же осуществить правильно такой прием?

Процесс бизнеса, что разработанный за шагами полностью проанализировать за некоторыми вопросами:

• Можно ли использовать в операционных процессах более рационально в пространстве и во времени объединить некоторые детали?

Прием №7 – Выполнена часть и функции передаются и автоматизируются именно машине

Этот прием всегда должен, применятся, только в том случае, когда нужное техническое оборудование возьмет на себя все необходимые операции, чтобы правильно осуществить сам процесс, а человек иногда обслужит устройство.

 Пример 8

В 1880 годы в США появились самые первые автоматы, что заменили работу продавца.

А кофейные аппараты, которые появились в 1946 году, что из натуральных и цельных обжаренных зерен не только готовили, но и продавали кофе. Именно потому данное устройство и заменило труд продавца и бармена.

Как же рационально применять такой прием?

Процесс бизнеса, что расписаний по определенным шагам необходимо проанализировать некоторыми вопросами: имеются ли в наличии необходимые технические устройства (программы, машины), которые смогут в процессе работы исполнять нужные операции, что присутствуют в данном процессе.