КАК СДЕЛАТЬ ПРОВЕДЕНИЕ СТРАТЕГИЧЕСКОЙ СЕССИИ МАКСИМАЛЬНО ЭФФЕКТИВНЫМ?

Что нужно узнать у заказчика стратегической сессии? Как стимулировать участвующих задействовать изображение?

В 2016 году стали востребованы разного типа корпоративные сессии, которые организации проводят для своих сотрудников. Во время проведения этих мероприятий они обсуждают стратегии дальнейшего развития, как изменить собственную бизнес-модель, учатся быть более адаптирующимися и гибкими.

«Стратегическими» заказчики окрестили мероприятия с совершенно разными задачами и составом участвующих. Данная статья расскажет об опыте проведения такого типа сессий с акцентом на ключевых моментах, которые не должен упускать из виду ведущий и которые необходимо согласовать с заказчиком. При этом, учитываяются особенности разработки стратегии для розничной торговлия.

Консалтинговые услуги для магазина - тут

Допустим, к вам поступил запрос на организацию и проведение стратегической сессии. Продолжительность мероприятия составляет 1 до 3 дней, а количество участников может быть от 20-50 до сотни. Возможен также расклад, при котором будут привлечены менеджеры материнской компании или даже ее клиенты. В данном случае нужно проводить более обширную подготовительную работу.

Алгоритм подготовки к сессии

1.Прежде всего, нужно организовать встречу с заказчиком, во время которой оговорить его ожидания и пожелания.

Для этого уместно задавать следующие вопросы:

• Что вы подразумеваете под понятием стратегическая сессия? Для решения каких задач вы хотите ее провести?
• Какие важные вопросы нужно рассмотреть во время сессии?
• Чем вас не устраивает текущая ситуация и что хотите в ней изменить?
• Какие задачи ваша команда должна решить на сессии?
• Что должно получиться в результате? Возможно, целью проведения сессии является необходимость получить определенных список идей или план изменений.
• Знакомы ли между собой участники?

Если список участников включает работников из другой компании или филиала, необходимо дополнительно обсудить следующее:

• Что они должны узнать или сделать во время сессии или по ее завершению?
• Есть запрещенные для обсуждения темы или данные?

Важно также сразу договориться о том, что заказчик непосредственно откроет сессию и своими словами объяснит участникам о ее задачах и целях, а также о том, в чем заключается важность ее проведения здесь и сейчас. Это укрепит статутность и значимость мероприятия в глазах участвующих, а также дополнительно мотивирует их внести свой вклад в обсуждение или решение вопросов компании. Также это подтвердит авторитет ведущего сессии.

2. Нужно тщательно изучить материалы о деятельности компании и ее истории.  Если сессия подразумевает планирование деятельности на ближайшие несколько лет, важно поговорить об изменениях, которые уже реализуются и имеющихся проблемах. Для большего погружения в контекст будет полезно провести несколько интервью с работниками.

3. Разработать и согласовать с заказчиком сценарий проведения сессии. На этом этапе стоит помнить о необходимости придерживаться строгих временных рамок и на любое обсуждение выделять не более чем полтора часа. После дискуссии обязательно нужно менять вид деятельности или состав команды.

Полезно будет изучить лексику сотрудников компании и писать вопросы для проработки командами на понятном им языке и привычными словами.

Нужно обращать внимание на то, что в созданное расписание проведения сессии будет вписано много активностей. Этот план не подразумевает сбоев во времени и превышения временных лимитов обсуждения. Соответственно, не прописано дополнительное (запасное) время командам. Однако в реальности часто возникают задержки. Их причиной становится задержка одного или нескольких участников, потребность в дополнительном объяснении какой-то задачи и комментариях. Поэтому тренеру или ведущему важно уметь в любой ситуации быстро переделать план, оставить все самое главное и отбросить менее важное. Будет лучше заранее подготовить полный сценарий и его короткую версию на случай возникновения задержек.

4. Обсудить следующие организационные вопросы:

• Какое место выбрано для проведения сессии? Лучше всего увидеть его до проведения лично или хотя бы на фото.
• Есть ли в наличии флипчарт и можно ли размещать листы на стенах
• Есть ли необходимая техника (переходники, компьютер, проектор, мультимедийная доска и колонки)?
• Можно ли изменять время,  отведенное на обед и кофе-паузы?
• В какой форме нужен заказчику отчет по проведению мероприятия?